Cómo evitar las tarifas de contracargo: 5 consejos que le ahorrarán tiempo y dinero

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Contracargo: Solo la mención de la palabra hace que las empresas y los procesadores de pagos traguen horror. Pero, ¿qué significa cuando descubres que has recibido un cargo por devolución de cargo? ¿Qué pasos puedes tomar para tratar de combatir el contracargo y cómo puedes evitarlos? Estamos aquí para ayudar.

Pero antes de ir directamente a los consejos, ¿qué tal un breve resumen de contracargos, solo para asegurarme de que estamos en la misma página?

¿Qué es un contracargo?

Un contracargo es cuando un consumidor tiene fondos devueltos de una transacción en un negocio, tomados por la fuerza del banco emisor de su tarjeta de débito o crédito. En otras palabras, se trata de una reversión forzada de un cargo ya liquidado que pasa por encima de la cabeza del negocio involucrado debido a una razón específica o fraude. El contracargo se creó como una forma de proteger a los consumidores del fraude, así como de productos y servicios de baja calidad que no coincidían con lo que se vendió inicialmente.

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No llores No todas las devoluciones de cargo son tu culpa, y muchas se pueden evitar.

¿Por qué se producen devoluciones de cargo?

Las devoluciones de cargo son obviamente algo que debe evitarse. Pierde la venta, y generalmente los bienes y servicios involucrados, y para agregar insulto a la lesión, incurrirá en una tarifa de devolución de cargo, que oscila entre $ 15 y $ 100. Existen muchos códigos de devolución de cargo específicos (cada uno basado en el emisor de la tarjeta), pero las siguientes son algunas de las razones más comunes detrás de las devoluciones de cargo:

  • La tarjeta fue fraudulenta o robada
  • El titular de la tarjeta cuestiona la calidad de la mercancía o el servicio (no como estaba representado)
  • El titular de la tarjeta niega haber recibido la mercancía o el servicio.
  • La cantidad era incorrecta o se facturaron incorrectamente
  • La empresa no obtuvo la autorización adecuada
  • El titular de la tarjeta no reconoció el cargo en su extracto
  • La empresa no cumplió una solicitud de recuperación o copia del emisor de la tarjeta

Entonces, ¿cuáles son algunos consejos para mantener su negocio protegido de las devoluciones de cargo (y las tarifas de devolución de cargo) y cómo lidiar con una notificación de devolución de cargo cuando recibe una?

Consejos para evitar devoluciones de cargo Trate con ellos cuando lo hagan

1. Proteja su negocio durante la venta siguiendo el protocolo correcto con cada transacción.

Hay muchos pequeños errores que pueden suceder al ejecutar una transacción que pueden dar lugar a grandes problemas. Un problema común generalmente implica procesar la transacción de manera incorrecta. Para protegerte a ti mismo y a tu negocio, desliza siempre las tarjetas de banda magnética; no los ingrese. Si la tarjeta no se lee, tome una impresión física de la tarjeta o solicite otro método de pago. Esto prueba que la tarjeta estaba realmente presente. Además, si se rechaza la tarjeta, no intente nuevamente; Solicite otra forma de pago.

También necesitará evidencia de que recibió una aprobación de autorización que aparecerá en su copia del recibo. Asegúrese de que el recibo esté formateado correctamente, con políticas de devolución, nombre comercial y la información de la transacción claramente legible. Finalmente, obtenga la firma del titular de la tarjeta y asegúrese de que coincida con la del reverso de la tarjeta. Si no hay una firma presente o las firmas no coinciden, solicite una forma de identificación u otra forma de pago, como no estará protegido en caso de fraude o una devolución de cargo de lo contrario.

Finalmente, asegúrese de que la transacción solo se ejecute una vez a través de su punto de venta y su terminal. Si hay un error, asegúrese de que esté claramente reembolsado y anulado con una etiqueta en el recibo. Mantenga registros de todo.

Si el nombre en su estado de cuenta no es el mismo o muy similar al que figura en su recibo o en el frente de su negocio, un cliente puede confundirse y rechazar un contracargo.

2. Ser descriptivo.

Este consejo se puede aplicar en múltiples situaciones de contracargo. Muchas veces, un consumidor simplemente no reconocerá u olvidará un cargo que realmente hizo. Si el nombre en su estado de cuenta no es el mismo o muy similar al que figura en su recibo o en el frente de su negocio, un cliente puede confundirse y rechazar un contracargo. Asegúrese de que el descriptor de pago (el nombre que aparece en su extracto) sea fácil de entender. En los negocios en línea, es inteligente enumerar cómo se mostrará el cargo (¡PayPal hace esto!) Antes de que el consumidor se preocupe o se confunda con la transacción.

Otra oportunidad para ser descriptivo es cuando se describen bienes y servicios. Si alguien no siente que el producto o servicio coincide con la descripción, es mucho más probable que inicie una devolución de cargo.

3. Seguimiento con un servicio al cliente excelente y oportuno.

Es probable que los clientes que se sientan insatisfechos con su producto o servicio acudan primero a usted para resolver el problema. Si descubre que un cliente no está satisfecho con la compra, intente resolverlo usted mismo. De esa manera, puede evitar el ciclo de devolución de cargo y las tarifas por completo.

Si alguien solicita cancelar u obtener un reembolso por sus bienes o servicios y son válidos dentro de sus políticas, asegúrese de emitir el crédito de manera oportuna. Esperar para procesar la devolución o emitir el crédito también puede generar una devolución de cargo.

4. Responda a las devoluciones de cargo y las solicitudes de recuperación de manera rápida y exhaustiva.

Cuando recibe una notificación de devolución de cargo o una solicitud de recuperación / copia, solo tiene una ventana limitada en la que puede responder y defender su negocio. Sin embargo, es igualmente importante proporcionar información completa y “convincente” que respalde que el consumidor realmente verificó la compra o que el cargo se realizó correctamente. Esto significa mantener registros de todas las interacciones y comunicaciones. Si envía por fax los recibos al emisor, asegúrese de tener un registro de fax y de que la copia del recibo físico de la transacción en cuestión sea legible. Proporcione todo lo que se le pida o tanto como pueda. Otra buena idea es aprovechar Herramienta de devolución de cargo de resolución de Wells Fargo. Hacen un gran trabajo al enumerar los códigos de razón de contracargo, así como las acciones a tomar para cada código de los emisores de la tarjeta.

5. Defiéndete, pero sé inteligente.

Las devoluciones de cargo pueden causar problemas más allá de perder la mercancía y los fondos e incurrir en la tarifa de devolución de cargo de $ 15- $ 100. Las empresas con una gran cantidad de devoluciones de cargo son marcado como arriesgado o menos deseable y podría afectar su capacidad para aceptar tarjetas de crédito o sus tasas de procesamiento. Por lo tanto, si cree que tiene la oportunidad de disputar el contracargo y ganar el caso, probablemente valga la pena dedicar el tiempo y el esfuerzo para responder (de inmediato, por supuesto).

Sin embargo, hay algunas devoluciones de cargo que son esencialmente inevitables, en ese caso, es mejor practicar el mejor servicio al cliente que pueda e iniciar el control de daños. Sin embargo, si toma las medidas preventivas descritas anteriormente, es menos probable que encuentre devoluciones de cargo y pueda representarse mejor si lo hace. Si desea obtener más información sobre las devoluciones de cargo, consulte La increíble guía de VISA sobre gestión de contracargos.

 

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